Cómo escribir tu política de proveedores
¿Quieres escribir tu política de proveedores y no sabes cómo? Aquí te contamos… Primero debes saber que una política es un documento que resume las directrices a las que tu empresa decide acogerse en determinado proceso (en este caso, la gestión de proveedores).
Antes de empezar a escribirla, investiga si existen otros documentos que hablen del tema en tu empresa, verifica cómo se han gestionado los proveedores hasta ahora y ten en cuenta esta información más adelante.
Luego de esto, haz un ejercicio en el que participen proveedores, colaboradores y todos los grupos de interés que estarán involucrados en la política: pregúntales qué esperan de la política y qué quieren ver en ella.
Por último, investiga si hay un mapa de riesgos en tu empresa y verifica cuáles tienen que ver con tu gestión de proveedores. Si aún no tienen mapa de riesgos, haz un listado de los que tu consideres y valídalos con tu jefe inmediato o con el gerente general de la compañía.
Con este insumo, es hora de empezar a escribir. Te sugerimos punto por punto el orden que debería tener tu política para que no se te olvide ningún detalle:
- Escribe la introducción: puede ser una descripción general de la organización.
- Detalla brevemente el objetivo de crear tu política de proveedores.
- En un párrafo establece el compromiso de cumplimiento de la política.
- Describe los principios básicos: estos son el punto central de tu política, aquí vas a detallar uno a uno los compromisos que adquieres con tus proveedores y los que ellos deben adquirir contigo: ¿a qué te comprometes? ¿qué esperas de ellos?
*Recuerda: para definir estos principios debes tener en cuenta tu investigación previa de los procesos, las expectativas e intereses de tus grupos de interés y los riesgos identificados.
- Define el alcance de tu política: determina a quiénes involucra la política y qué áreas cubre.
- Establece cada cuánto será revisado el contenido de la política para asegurar su actualización permanente.
- Determina quiénes son los responsables del cumplimiento y actualización de la política.
Por último, no olvides que la política no puede ser un documento más que se guarda en el archivo, sino una cultura que se vive dentro y fuera de tu organización, así que planea algunas estrategias de sensibilización y apropiación para involucrar a los grupos de interés con su defensa y cumplimiento.
