Planeación de la distribución del presupuesto de sostenibilidad

Aprovechando el inicio de año, queremos comentar sobre la importancia que tiene la planeación de presupuestos dentro de una empresa u organización. Nos fascina poder hacer una correlación entre sostenibilidad y dinero, por que es prácticamente hablar de lo mismo.

 

Es importante, en principio, poner sobre la mesa la siguiente premisa:

 

La RSE contempla, como ya sabemos, tres dimensiones: económica, social y ambiental. Por ello cuando hablamos de un presupuesto de sostenibilidad, no nos referimos al presupuesto del área de RSE sino al presupuesto integrado de la empresa u organización, y después eso baja o se desprende a los diferentes departamentos, RSE incluido.

 

Como bien saben, las empresas que tienen sistemas formales de trabajo, un presupuesto es clave para poder planificar todas las acciones empresariales. Así se puede tener mucha claridad sobre cuánto se debe vender o ahorrar, cuánto es necesario gastar o invertir, y qué modificaciones estructurales hay que hacer en la empresa para lograrlo.

 

Muchas empresas, de hecho, han logrado con éxito permanecer en el mercado, gracias a la planeación de presupuestos y, lo más importante, a hacerlos cumplir. Existen muchos métodos de planeación de presupuesto, aunque el objetivo de este artículo, no es ahondar en ellos, ya que los expertos financieros de tu empresa, seguro lo hacen mucho mejor que nosotros, sin embargo queríamos aprovechar para compartir nuestra visión de cómo recomendamos distribuir el pedazo de pastel que corresponde al departamento de RSE para su mejor aprovechamiento.

 

Antes de empezar a distribuir tus partidas de dinero, toma tiempo para hacer la valoración de lo que tienes y compáralo con tu plan estratégico de sostenibilidad. Hemos visto muchas empresas que a mitad de año ya están casi por terminarse el presupuesto y eso conlleva a no lograr de manera completa las metas del área, por eso es importantísimo, llevar una correcta administración del mismo.

 

1. Del 100% del presupuesto que tienes asignado para tu departamento, divídelo en los ejes rectores de tu plan estraté Pongamos un ejemplo:

 

Plan Estratégico Empresa XXX

 

Eje Rector 1: Desarrollo de programas de RSE externos

Eje Rector 2: Comunicación externa de programas de RSE

Eje Rector 3: Desarrollo de programas de RSE internos

Eje Rector 4: Comunicación interna de programas de RSE

Eje Rector 5: Memoria de sostenibilidad

Eje Rector 6: Inversión Social / Filantropía

Eje Rector 7: Emergencias

 

2. Desarrolla una matriz de prioridades, cruzando los tiempos de ejecución, la importancia de la actividad para la empresa y la importancia de la meta que alcanza dicha actividad, así podrás saber mejor a qué proveedores debes contratar primero. Por ejemplo:

-Memoria de sostenibilidad: Típicamente tienen un deadline y la recopilación de la información suele ser                        bastante compleja, podrías empezar a designar una partida con un proveedor para el desarrollo, la impresión              y los canales de comunicación que se van a potenciar, en lo que los textos y la información se desarrollan.

– Comunicación interna: Audita tus canales, así podrás eliminar aquellos que no son funcionales y encontrar                 ahorros en su uso y mantenimiento.

3. Enfoca los esfuerzos de los primeros meses del año a negociar con todos los posibles proveedores que necesitas para ejecutar tu plan, con esto puedes empezar a pactar negociaciones y contratos de trabajo que tengas aseguradas en precio y estimaciones de tiempo, permitiéndole a tu proveedor que se prepare para poder empezar a trabajar tu proyecto. Si el departamento de compras es quien hace la negociación por ti, comparte tu plan estratégico y tu matriz de prioridades, así podrá hacer una mejor búsqueda de posibles candidatos y sabrá cómo conducir mejor el acuerdo, porque conoce y domina perfecto lo que quieres lograr.
4. Si te fijas, el eje rector 7 de este ejemplo es un campo para emergencias, siempre considera un monto de dinero para cambios en el mercado o para cualquier imprevisto que pueda surgir, o la generación y/o cancelación de un programa de RSE (casi nunca pasa, ¿verdad?)
5. Comparte la información presupuestaria con tu equipo, si todos conocen los números y las partidas que deben asignarse por rubro de trabajo, de manera natural se van a sensibilizar ante la información y buscarán formas de ahorro y/u optimización del mismo.
6. Otra práctica que hemos visto que funciona de manera muy adecuada, es anticipar proyectos con aliados estratégicos, de esta manera tienes garantizado un proveedor al que le puedes solicitar ejecuciones y puede responder de manera inmediata, porque ya cuenta con una partida asociada a tus peticiones.
7. Lleva un control exacto del dinero. En este sentido, nuestra recomendación es sentarte a revisar temas financieros y partidas de dinero casi cada semana. El presupuesto de RSE debería ser el más ordenado, el más exacto y el más controlado. Si es muy complicado por el nivel de carga de trabajo que tienes, solicita apoyo a tu departamento financiero o desarrollen una herramienta interna para tu departamento que te permita controlarlo mejor. Así sentirás que estás aprovechando cada peso y cada centavo en donde tiene que ir.

 

Esperamos que estas recomendaciones te den más norte de como llevar el presupuesto de tu área, si llegas a tener alguna duda podemos agendar una asesoría gratuita sobre el tema y contarte más sobre como puedes realizar esto, sin que te cause dolores de cabeza.

 

Feliz día.